Kurzantwort
Commercial Invoice
= Handelsrechnung
Rechnung über Waren, die verkauft und geliefert werden. Sie fordert Zahlung und ist beim Zoll das Papier, auf dessen Grundlage der Zollwert angemeldet wird.
Proforma Invoice
= Pro-forma-Rechnung
Vorläufige Rechnung ohne Zahlungsforderung. Bei der Einfuhr nach Deutschland vorzulegen, wenn Waren keinen Handelswert haben oder verschenkt werden – mit dem tatsächlichen Wert der Ware.
Der Kern: Wird verkauft, gehört eine Handelsrechnung zur Sendung. Wird nichts verkauft, zeigt die Pro-forma-Rechnung, was die Ware wert ist. Vor einem Verkauf kann eine Proforma außerdem als Angebot in Rechnungsform oder als Grundlage für eine Vorauszahlung dienen; die Handelsrechnung wird dann für das tatsächliche Geschäft gesondert ausgestellt.
Die offiziellen Namen: Handelsrechnung (N380) und Pro-forma-Rechnung (N325)
Wer „Commercial Invoice“ und „Proforma Invoice“ auf Englisch liest, findet in deutschen Zollunterlagen diese Namen:
| Englisch | Deutsch | IZA-Ausfüllhilfe | UNTDID 1001 |
|---|---|---|---|
| Commercial Invoice | Handelsrechnung | N380 Handelsrechnung | 380 Commercial invoice |
| Proforma Invoice (auch pro forma, pro-forma) | Pro-forma-Rechnung | N325 Pro-Forma-Rechnung | 325 Proforma invoice |
Die Ausfüllhilfe zur Internet-Zollanmeldung-Einfuhr – IZA (insbesondere für Postkunden), Stand Juli 2026 (Erscheinungsdatum 14.07.2026) nennt beide Dokumente als Beispiele für Unterlagen-Arten:
„Nachfolgend Beispiele für Unterlagen-Arten: Sonstige Unterlagen: N325 Pro-Forma-Rechnung N380 Handelsrechnung …“ zoll.de, IZA-Ausfüllhilfe (Stand: Juli 2026), S. 22
Zur Schreibweise: zoll.de schreibt „Pro-forma-Rechnung“, die IZA-Ausfüllhilfe „Pro-Forma-Rechnung“, das österreichische Finanzministerium „Proforma-Rechnungen“ – gemeint ist dasselbe Dokument. Die Spalte UNTDID 1001 zeigt die Codes der internationalen Dokumentnamen-Liste von UN/CEFACT.
Handelsrechnung (Commercial Invoice)
zoll.de führt die Handelsrechnung unter den Unterlagen für die Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr auf und beschreibt sie so:
„Sie stellt das Papier dar, auf dessen Grundlage der Zollwert der Waren angemeldet wird (Art. 145 Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 (IA)).“ zoll.de – Notwendige Unterlagen, geprüft am 25.09.2026
In der UN/CEFACT-Codeliste UNTDID 1001 ist die Commercial Invoice (Code 380) ein „Document/message claiming payment for goods or services supplied under conditions agreed between seller and buyer“ – sinngemäß: ein Dokument, das Zahlung für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen zu den zwischen Verkäufer und Käufer vereinbarten Bedingungen fordert.
Besteht eine Sendung aus mehreren Packstücken, kann die Zollstelle laut derselben zoll.de-Seite zusätzlich „die Vorlage einer Liste der Packstücke oder eines gleichwertigen Papiers mit Angabe des Inhalts jedes einzelnen Packstücks verlangen“.
Pro-forma-Rechnung (Proforma Invoice)
Für eingeführte Sendungen ohne Verkauf verlangt der deutsche Zoll ausdrücklich eine Pro-forma-Rechnung (ebenfalls unter den Unterlagen für die Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr):
„Haben die Waren keinen Handelswert (z.B. Güter, die nicht für den Weiterverkauf bestimmt sind) oder handelt es sich bei dem Geschäft um eine Schenkung oder dergleichen, ist eine sogenannte ‚Pro-forma-Rechnung‘ vorzulegen, aus der der tatsächliche Wert der Ware hervorgeht.“ zoll.de – Notwendige Unterlagen, geprüft am 25.09.2026
Auch ohne Kaufpreis gehört also ein Wert auf die Pro-forma-Rechnung – der tatsächliche Wert der Ware, nicht „0“.
UN/CEFACT definiert die Proforma Invoice (Code 325) als „Document/message serving as a preliminary invoice, containing – on the whole – the same information as the final invoice, but not actually claiming payment“ – sinngemäß: eine vorläufige Rechnung mit im Großen und Ganzen denselben Angaben wie die endgültige Rechnung, die aber keine Zahlung fordert.
Im internationalen Handel wird eine Proforma auch vor einem Verkauf verschickt: als Angebot in Rechnungsform oder damit der Käufer vorab zahlen kann. Die britische Steuerbehörde HMRC nennt sie dafür „the document against which payment is invited“ (HMRC, VATREC9010). Mehr zu dieser Verwendung im englischen Ratgeber What is a proforma invoice?
Vergleichstabelle: Pro-forma-Rechnung vs. Handelsrechnung
| Merkmal | Pro-forma-Rechnung (Proforma Invoice) | Handelsrechnung (Commercial Invoice) |
|---|---|---|
| Deutscher Name | Pro-forma-Rechnung (zoll.de; in der IZA-Ausfüllhilfe „Pro-Forma-Rechnung“) | Handelsrechnung (in Österreich auch „Handelsfaktura“) |
| Zweck | Vorläufige Rechnung: vor dem endgültigen Geschäft oder für Waren, die nicht verkauft werden | Rechnung über Waren, die verkauft und geliefert werden |
| Zahlungsaufforderung | Nein – „not actually claiming payment“ (UN/CEFACT, UNTDID 1001, Code 325) | Ja – „claiming payment for goods or services supplied“ (UNTDID 1001, Code 380) |
| Deutscher Zoll (Einfuhr) | Vorzulegen, wenn die Waren keinen Handelswert haben oder verschenkt werden; sie muss den tatsächlichen Wert zeigen (zoll.de) | „das Papier …, auf dessen Grundlage der Zollwert der Waren angemeldet wird“ (zoll.de) |
| Code in der IZA-Ausfüllhilfe | N325 | N380 |
| Inhalt | „on the whole – the same information as the final invoice“ (UNTDID 1001, Code 325) | Die endgültige Rechnung über das tatsächliche Geschäft |
| Umsatzsteuer (Deutschland) | Der Titel allein entscheidet nicht: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“ (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG) | |
UNTDID 1001: Wortlaut der UN/CEFACT-Codeliste (Ausgabe D.23A). Die Seite von unece.org war für automatische Abrufe gesperrt; der Text wurde am 25.09.2026 aus der archivierten amtlichen Seite gelesen.
Welche Rechnung braucht meine Sendung?
- Die Ware ist verkauft und wird jetzt versandt. Handelsrechnung (Commercial Invoice)
- Die Ware hat keinen Handelswert, zum Beispiel weil sie nicht für den Weiterverkauf bestimmt ist, oder sie wird verschenkt. Pro-forma-Rechnung mit dem tatsächlichen Wert
- Der Verkauf ist noch nicht abgeschlossen oder der Käufer soll vorab zahlen. Proforma als vorläufige Rechnung; bei Versand folgt die Handelsrechnung
Die ersten beiden Fälle folgen dem Wortlaut von zoll.de zur Einfuhr nach Deutschland. Für Muster, Geschenke und Rücksendungen gibt es einen ausführlichen englischen Ratgeber: No commercial value invoice.
Deutschland, Österreich, Schweiz: Was die Behörden schreiben
Deutschland
Handelsrechnung als Grundlage der Zollwertanmeldung, Pro-forma-Rechnung für Waren ohne Handelswert und Schenkungen – beides steht wörtlich oben (zoll.de). Wer eine Postsendung selbst über die Internet-Zollanmeldung anmeldet, findet beide Dokumente in der IZA-Ausfüllhilfe unter den Unterlagen-Arten N380 und N325.
Österreich
Das Unternehmensserviceportal des Bundes schreibt zur Handelsrechnung (Handelsfaktura): „Sie wird zum Nachweis des Transaktionswertes der Waren verwendet und dient somit als Grundlage für die Berechnung von Zöllen und Steuern.“ Bei elektronischer Zollanmeldung muss sie „lediglich zur Verfügung gehalten und erforderlichenfalls der Zollstelle zu Kontrollzwecken übermittelt werden“ (USP – Notwendige Unterlagen).
Für die Verzollung von Sendungen aus dem Internethandel benötigen Post oder Lieferdienst laut Finanzministerium „eine Bestell- und eine Zahlungsbestätigung“; das Ministerium weist darauf hin, „dass Unterlagen in fremdsprachigen Schriftzeichen (chinesisch, kyrillisch…) und Proforma-Rechnungen nicht akzeptiert werden können“ (BMF – FAQs E-Commerce).
Schweiz
Die Richtlinie R-25 Aussenhandelsstatistik des Bundesamts für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG, Stand 01. April 2026, S. 16) schreibt unter dem Stichwort Pro-forma-Rechnungen: „Begriffsbestimmung für alle Rechnungen, denen kein endgültiger Charakter zukommt oder die nicht die Grundlage einer zu begleichenden Forderung darstellen (z. B. Rechnung nur für Zollzwecke).“ Sie kommen danach unter anderem vor, wenn eine definitive Rechnung nicht vorliegt, wenn Rechnungsstellung nicht üblich ist (Geschenksendungen) und bei Lieferungen zwischen Mutter- und Tochtergesellschaften (BAZG R-25, PDF). Die R-25 regelt die Aussenhandelsstatistik, nicht die Zollveranlagung.
Zu den Wertangaben in der Zollanmeldung schreibt das BAZG: „Die in der Zollanmeldung gemachten Wertangaben müssen Sie belegen können, beispielsweise mit einer Kopie der Handelsrechnung oder der Kaufquittung“ (BAZG – Bemessungsgrundlagen Einfuhrsteuer).
Vorlagen und Online-Generatoren
Pro-forma-Rechnung zweisprachig (Deutsch/Englisch)
Leere Vorlage als PDF, Word und Excel. Jede Feldbezeichnung steht auf Deutsch und Englisch, mit Warenwert, Warennummer und Ursprungsland – für Sendungen ohne Bezahlung.
Zur Proforma-Rechnung Vorlage (Deutsch/Englisch)Unsere Online-Generatoren sind englischsprachig: Formular und PDF verwenden englische Feldbezeichnungen. Was sie drucken:
Commercial Invoice Generator
Mit Feldern für HS Code und Ursprungsland (Origin) je Position, Incoterms, Anzahl der Packstücke, Gesamtgewicht und Grund der Ausfuhr (Reason for Export). Wählen Sie als Grund „Sample“, „Gift“, „Return“ oder „Other“, blendet das PDF das Fälligkeitsdatum aus und druckt „Unit Value“ statt „Unit Price“ sowie – wenn keine Anzahlung eingetragen ist – „Total Declared Value“ statt „Total Amount Due“. Der Dokumenttitel (Document Title, bis 100 Zeichen) ist frei änderbar.
Commercial Invoice erstellenProforma Invoice Generator
Voreingestellter (änderbarer) Titel „PROFORMA INVOICE“, optionales Gültigkeitsdatum (Valid Until) und Zahlungsangaben. Als Dokumenttyp „Proforma“ druckt das PDF immer den englischen Hinweis „This document is a proforma invoice and does not hold fiscal value. A formal tax invoice will be issued upon receipt of payment.“ Er passt deshalb zu einer Proforma vor dem Verkauf, etwa für eine Vorauszahlung – nicht zu einer Sendung, für die nichts bezahlt wird.
Proforma Invoice erstellenDie Generatoren sind kostenlos und für normale Nutzung nicht kontingentiert; gegen Missbrauch gilt eine Obergrenze von 20 PDFs pro Gerät und Tag (200 pro IP-Adresse), weit über der üblichen Nutzung, und Downloads der leeren Vorlagendateien werden nicht gezählt. Eine einzeilige Fußzeile „Created free with myinvoicetemplate.com“ ist standardmäßig eingeschaltet; ein kostenloses Häkchen in den Einstellungen schaltet sie ab. Ihr Entwurf wird in Ihrem eigenen Browser auf diesem Gerät gespeichert; beim Herunterladen wird der Inhalt über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung an unseren Server gesendet, der das PDF erstellt. Laden Sie das PDF herunter und bewahren Sie es auf.
Häufige Fragen
Ist eine Commercial Invoice dasselbe wie eine Proforma Invoice?
Nein. Die Commercial Invoice ist die Handelsrechnung: Sie fordert Zahlung für verkaufte und gelieferte Waren, und der deutsche Zoll nennt sie das Papier, auf dessen Grundlage der Zollwert der Waren angemeldet wird. Die Proforma Invoice ist die Pro-forma-Rechnung: eine vorläufige Rechnung, die nach der UN/CEFACT-Definition keine Zahlung fordert. Bei der Einfuhr nach Deutschland wird sie dem Zoll vorgelegt, wenn die Waren keinen Handelswert haben oder verschenkt werden.
Wie heißt Commercial Invoice auf Deutsch?
Handelsrechnung. In der Ausfüllhilfe zur Internet-Zollanmeldung-Einfuhr (IZA, Stand Juli 2026) steht sie als Unterlagen-Art „N380 Handelsrechnung“, die Proforma Invoice als „N325 Pro-Forma-Rechnung“. In Österreich heißt die Handelsrechnung auch Handelsfaktura.
Wann verlangt der Zoll eine Pro-forma-Rechnung?
Laut zoll.de bei der Einfuhr (Unterlagen für die Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr), wenn die Waren keinen Handelswert haben (zum Beispiel Güter, die nicht für den Weiterverkauf bestimmt sind) oder wenn es sich bei dem Geschäft um eine Schenkung oder dergleichen handelt. Aus der Pro-forma-Rechnung muss der tatsächliche Wert der Ware hervorgehen.
Muss man eine Pro-forma-Rechnung bezahlen?
Nach der UN/CEFACT-Codeliste UNTDID 1001 fordert eine Proforma (Code 325) keine Zahlung („not actually claiming payment“), anders als die Handelsrechnung (Code 380). Wird eine Proforma vor dem Verkauf verschickt, etwa für eine Vorauszahlung, beschreibt die britische Steuerbehörde HMRC sie als „the document against which payment is invited“, also als Dokument, auf dessen Grundlage um Zahlung gebeten wird. Ob daraus eine Zahlungspflicht entsteht, hängt vom Wortlaut, von der Annahme durch den Käufer und vom anwendbaren Recht ab; der englische Ratgeber „What is a proforma invoice?“ zitiert dazu Art. 14 und 18 des UN-Kaufrechts (CISG).
Ist eine Pro-forma-Rechnung eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes?
Das entscheidet nicht der Titel. § 14 Abs. 1 UStG: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“ Maßgeblich ist also, ob mit dem Dokument über eine Leistung abgerechnet wird. Im Einzelfall hilft eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater.
Wird aus der Pro-forma-Rechnung später die Handelsrechnung?
Nein, es sind zwei getrennte Dokumente. UN/CEFACT beschreibt die Proforma als vorläufige Rechnung mit im Großen und Ganzen denselben Angaben wie die endgültige Rechnung. Die Handelsrechnung wird für das tatsächliche Geschäft gesondert ausgestellt, mit eigener Rechnungsnummer; sie kann die Nummer der Proforma als Bezug nennen.
Gilt das auch in Österreich und in der Schweiz?
Die Begriffe sind dieselben, die Quellen andere. Österreich: Laut Unternehmensserviceportal (USP) dient die Handelsrechnung (Handelsfaktura) zum Nachweis des Transaktionswertes und als Grundlage für die Berechnung von Zöllen und Steuern; für die Verzollung von Sendungen aus dem Internethandel verlangen Post oder Lieferdienst laut BMF eine Bestell- und eine Zahlungsbestätigung, Proforma-Rechnungen werden dafür nicht akzeptiert. Schweiz: Die BAZG-Richtlinie R-25 zur Aussenhandelsstatistik bezeichnet Pro-forma-Rechnungen als Rechnungen ohne endgültigen Charakter oder ohne zu begleichende Forderung, zum Beispiel bei Geschenksendungen.
Gibt es eine Pro-forma-Rechnung als Vorlage auf Deutsch?
Ja. Die Proforma-Rechnung-Vorlage auf dieser Website gibt es zweisprachig Deutsch/Englisch als PDF, Word und Excel, mit Warenwert, Warennummer und Ursprungsland. Die Online-Generatoren drucken dagegen englische Feldbezeichnungen.
Hinweis: Diese Seite erklärt Begriffe und zitiert amtliche Quellen (geprüft am 25.09.2026). Sie ist keine Rechts-, Zoll- oder Steuerberatung. Was für Ihre Sendung gilt, klären Sie mit der Zollverwaltung, Ihrem Spediteur, einer Zollagentur oder Ihrer Steuerberatung.