Pro-forma-Rechnung – PDF
Druckfertig: eine A4-Seite mit sechs Warenzeilen. Zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand oder zum Beschriften in einem PDF-Reader; es ist kein ausfüllbares Formular.
PDF herunterladenProforma-Rechnung Vorlage – zweisprachig Deutsch/Englisch als PDF, Word und Excel
Eine leere Pro-forma-Rechnung für Sendungen ohne Bezahlung – etwa Geschenke oder Waren ohne Handelswert –, in der jede Feldbezeichnung auf Deutsch und Englisch steht. Der Empfänger im Ausland kann sie lesen, und Sie sehen bei jedem Feld, wie es auf Englisch heißt.
- PDF, Word, Excel
- Deutsch/Englisch
- Schweiz · Vorkasse · Zoll
- Ohne Anmeldung
- Kostenlos
Aktualisiert:
Kurz erklärt: Pro-forma-Rechnung auf Englisch
Pro-forma-Rechnung heißt auf Englisch proforma invoice; man liest auch pro forma invoice oder pro-forma invoice. Die Handelsrechnung ist die commercial invoice.
Für die Zollanmeldung bei der Einfuhr verlangt der deutsche Zoll eine Pro-forma-Rechnung, wenn Waren keinen Handelswert haben oder verschenkt werden – und sie muss zeigen, was die Ware tatsächlich wert ist (Wortlaut unten). Genau dafür ist diese Vorlage gebaut: mit Warenwert, Warennummer, Ursprungsland, Rohmasse, Lieferbedingungen, einer Erklärung und einem Feld für die Unterschrift.
Zur Schreibweise: zoll.de schreibt „Pro-forma-Rechnung“, die Ausfüllhilfe zur Internet-Zollanmeldung „Pro-Forma-Rechnung“.
Vorlage herunterladen
Alle drei Dateien haben dieselben Felder, jeweils mit deutscher und englischer Bezeichnung.
Pro-forma-Rechnung – Word
Bearbeitbares Word-Dokument mit einer Tabelle aus sieben Warenzeilen. Bezeichnungen ändern, Logo einfügen und als PDF speichern.
Word herunterladenPro-forma-Rechnung – Excel
Zehn Warenzeilen. Warenwert = Anzahl × Wert je Einheit rechnet Excel selbst, ebenso Rohmasse gesamt und Warenwert gesamt.
Excel herunterladenWas auf der Vorlage steht: Titel „PRO-FORMA-RECHNUNG / PROFORMA INVOICE“, Nr., Datum, Währung, Grund der Sendung, Lieferbedingungen (Incoterms), Ausführer und Empfänger, die Warentabelle (Warenbezeichnung, Warennummer, Ursprungsland, Anzahl, Rohmasse, Wert je Einheit, Warenwert), die Summen, eine Erklärung sowie Ort, Datum und Unterschrift. Es gibt bewusst kein Gültigkeitsdatum und keine Steuerzeile: Diese Proforma ist kein Angebot, sondern weist den Wert einer Sendung nach.
Die Word- und Excel-Dateien wurden vor der Veröffentlichung in Microsoft Word und Excel geöffnet und geprüft. Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse.
Schweiz, Vorkasse oder Zoll: welche Datei passt?
Die zweisprachige Vorlage oben ist für den Zoll gedacht. Für zwei weitere Anlässe gibt es eigene Dateien, ebenfalls als PDF, Word und Excel.
Für Empfänger in der Schweiz: Franken und MWST
Die Schweizer Fassung führt alle Beträge in CHF und hat eine eigene MWST-Zeile. Beim Absender ist Platz für die UID; ist das Unternehmen im MWST-Register eingetragen, steht der Zusatz MWST dahinter. Rechts oben tragen Sie Zweck, Gültigkeitsdatum und Incoterms ein.
Welche Sätze gelten, nennt die ESTV:
Normalsatz: 8,1 % Alle steuerbaren Leistungen, die nicht dem Sondersatz oder reduzierten Satz unterliegen, sind zum Normalsatz steuerbar.
Reduzierter Satz: 2,6 % Die Steuer wird zum reduzierten Satz von 2,6 % erhoben auf dem Entgelt (und der Einfuhr) folgender Lieferungen: Wasser in Leitungen [...] Lebensmittel nach dem LMG
Sondersatz für Beherbergung: 3,8 % Der Sondersatz auf Beherbergungsleistungen von 3,8 % findet Anwendung auf dem Gewähren von Unterkunft einschliesslich der allfälligen Abgabe eines Frühstücks, selbst wenn dieses separat in Rechnung gestellt wird.
Ohne Eintrag im Register bleibt die MWST-Zeile leer, denn das Mehrwertsteuergesetz sagt:
Wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist oder wer das Meldeverfahren nach Artikel 38 anwendet, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen.
Zur UID und ihrem Zusatz:
Die UID besteht aus: a. dem Präfix «CHE»; b. einer nach dem Zufallsprinzip zugeteilten achtstelligen Zahl; c. einer Prüfziffer. [...] Die UID-Ergänzung für das Mehrwertsteuerregister lautet: a. deutsch «MWST»; [...] Die UID-Ergänzung wird der UID nachgestellt.
Schweiz (CHF) – PDF
Eine A4-Seite mit sechs Positionen, Zweck, Gültig bis und MWST-Zeile. Die Sätze stehen klein am Fuss der Seite.
PDF herunterladenSchweiz (CHF) – Word
Dieselben Felder zum Bearbeiten; Logo und eigene Zeilen lassen sich ergänzen.
Word herunterladenSchweiz (CHF) – Excel
Rechnet Betrag je Position, Total ohne MWST, MWST und Total. Den MWST-Satz tragen Sie selbst ein; er beginnt bei 0.
Excel herunterladenVorkasse und Anzahlung
Wenn der Kunde zahlen soll, bevor die Ware das Lager verlässt, bittet eine Proforma-Rechnung um den ganzen Betrag oder einen Teil davon. Die Datei hat dafür ein Zahlungsziel („Zahlbar bis“), ein Feld für Vorkasse oder Anzahlung und Platz für Bankverbindung und Verwendungszweck; die Rechnung folgt nach der Lieferung.
Rechnen Sie dagegen über eine Anzahlung ab, die schon eingegangen ist, gelten die Vorschriften für Rechnungen:
(5) Vereinnahmt der Unternehmer das Entgelt oder einen Teil des Entgelts für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung, gelten die Absätze 1 bis 4 sinngemäß. Wird eine Endrechnung erteilt, sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen im Sinne der Absätze 1 bis 4 ausgestellt worden sind.
Vorkasse / Anzahlung – PDF
Mit „Zahlbar bis“, Feld für Vorkasse oder Anzahlung, Bankverbindung und Verwendungszweck.
PDF herunterladenVorkasse / Anzahlung – Word
Zum Anpassen der Zahlungsbedingungen, etwa 30 % Anzahlung und Rest vor Versand.
Word herunterladenVorkasse / Anzahlung – Excel
Summiert die Positionen und rechnet die Umsatzsteuer mit dem Satz, den Sie eintragen (Start bei 0).
Excel herunterladenZoll: Sendung ohne Verkauf
Für Geschenke, Muster und andere Waren, für die niemand zahlt, nehmen Sie die zweisprachige Vorlage aus dem Abschnitt Vorlage herunterladen. Sie hat Warennummer, Ursprungsland, Rohmasse und den tatsächlichen Warenwert, den der Zoll in diesem Fall sehen will; den Wortlaut des Zolls und die Schweizer Begriffsbestimmung finden Sie im Abschnitt Was der Zoll sagt.
Feldbezeichnungen Deutsch – Englisch
Die Bezeichnungen der Vorlage mit ihrer englischen Entsprechung. Wo eine Fundstelle steht, stammt das Begriffspaar aus der deutschen und englischen Sprachfassung der Datenanforderungen für Zollanmeldungen (Delegierte Verordnung (EU) 2015/2446, Anhang B, konsolidierte Fassung vom 1. Juli 2026) oder aus den unten genannten Codelisten. Die übrigen Zeilen sind übliche Übersetzungen ohne amtliche Fundstelle.
| Deutsch | Englisch | Fundstelle |
|---|---|---|
| Pro-forma-Rechnung | Proforma invoice | IZA-Code N325; UNTDID 1001, Code 325 |
| Handelsrechnung | Commercial invoice | IZA-Code N380; UNTDID 1001, Code 380 |
| Ausführer | Exporter | Anhang B, 13 01 000 000 |
| Empfänger | Consignee | Anhang B, 13 03 000 000 |
| Lieferbedingungen (Incoterms) | Delivery terms (Incoterms) | Anhang B, 14 01 000 000 |
| Währung | Currency | Anhang B: Rechnungswährung / Invoice currency, 14 05 000 000 |
| Warenbezeichnung | Description of goods | Anhang B, 18 05 000 000 |
| Warennummer (HS) | Commodity code | Anhang B, 18 09 000 000 |
| Ursprungsland | Country of origin | Anhang B, 16 08 000 000 |
| Rohmasse (kg) | Gross mass (kg) | Anhang B, 18 04 000 000 |
| Anzahl | Quantity | — |
| Wert je Einheit | Value per unit | — |
| Warenwert | Goods value | — |
| Grund der Sendung | Reason for shipment | — |
| Schenkung | Gift | — |
| Ware ohne Handelswert | Goods with no commercial value | — |
| Nr. / Datum | No. / Date | — |
| Ort und Datum / Unterschrift | Place and date / Signature | — |
Die Codes N325 und N380 stehen in der Ausfüllhilfe zur Internet-Zollanmeldung (Wortlaut unten). In der UN-Codeliste UNTDID 1001 tragen „Proforma invoice“ und „Commercial invoice“ dieselben Nummern 325 und 380.
Wann braucht man eine Pro-forma-Rechnung? Was der Zoll sagt
Die folgenden Sätze sind wörtlich zitiert: drei vom deutschen Zoll zur Einfuhr in die EU (Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr), eine Definition aus der UN-Codeliste und eine Begriffsbestimmung aus der Schweiz.
Über die Handelsrechnung schreibt der Zoll:
Sie stellt das Papier dar, auf dessen Grundlage der Zollwert der Waren angemeldet wird (Art. 145 Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 (IA)).
Ohne Verkauf gibt es keinen Rechnungspreis – dann tritt die Pro-forma-Rechnung an ihre Stelle:
Haben die Waren keinen Handelswert (z.B. Güter, die nicht für den Weiterverkauf bestimmt sind) oder handelt es sich bei dem Geschäft um eine Schenkung oder dergleichen, ist eine sogenannte "Pro-forma-Rechnung" vorzulegen, aus der der tatsächliche Wert der Ware hervorgeht.
In der Internet-Zollanmeldung (IZA) wird die Unterlage mit einem Code angegeben:
Nachfolgend Beispiele für Unterlagen-Arten: Sonstige Unterlagen: N325 Pro-Forma-Rechnung N380 Handelsrechnung 7HHD Bestellbestätigung
Außerhalb des Zolls bezeichnet der Begriff eine vorläufige Rechnung. Die UN-Codeliste für Handelsdokumente beschreibt Code 325 so:
Document/message serving as a preliminary invoice, containing - on the whole - the same information as the final invoice, but not actually claiming payment.
Sinngemäß auf Deutsch: Dokument, das als vorläufige Rechnung dient und im Großen und Ganzen dieselben Angaben wie die endgültige Rechnung enthält, aber keine Zahlung fordert.
Für die Schweiz definiert das Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) den Begriff in seiner Richtlinie zur Aussenhandelsstatistik:
Pro-forma-Rechnungen Begriffsbestimmung für alle Rechnungen, denen kein endgültiger Charakter zukommt oder die nicht die Grundlage einer zu begleichenden Forderung darstellen (z. B. Rechnung nur für Zollzwecke).
Die Vorlage folgt diesen Vorgaben: Der tatsächliche Wert steht je Position (Wert je Einheit, Warenwert) und als Summe, und ein Hinweis unten auf der Vorlage erinnert daran. Welche weiteren Unterlagen Ihre Sendung braucht, hängt vom Zollverfahren ab; im Zweifel fragen Sie beim Zoll oder beim Paketdienst nach.
Mehr zum Unterschied zwischen beiden Dokumenten: Proforma-Rechnung vs. Handelsrechnung.
Lieber online ausfüllen? Was der Generator kann – und was nicht
Der Proforma-Rechnungsgenerator rechnet für Sie und erstellt ein fertiges PDF. Er ist allerdings englischsprachig: Bezeichnungen wie „Prepared For“, „Date of Issue“, „Subtotal“ und „Important Notice“ erscheinen im PDF auf Englisch. Den Dokumenttitel können Sie frei ändern (bis zu 100 Zeichen), zum Beispiel in „PRO-FORMA-RECHNUNG / PROFORMA INVOICE“.
Wichtig: Jedes Proforma-PDF aus dem Generator trägt den festen englischen Hinweis „This document is a proforma invoice and does not hold fiscal value. A formal tax invoice will be issued upon receipt of payment.“ Der Satz kündigt eine Zahlung an. Der Generator passt deshalb zu einer Proforma vor Vorkasse oder Anzahlung. Für Geschenke und andere Sendungen ohne Bezahlung nehmen Sie die leere Vorlage oben.
Der Generator ist kostenlos und bei normaler Nutzung nicht kontingentiert; zum Schutz vor Missbrauch gilt eine Obergrenze von 20 PDFs pro Gerät und Tag (200 pro IP-Adresse), weit über dem üblichen Bedarf, und die Downloads der leeren Vorlagen auf dieser Seite werden nicht gezählt. Eine einzeilige Angabe „Created free with myinvoicetemplate.com“ ist standardmäßig eingeschaltet; ein kostenloses Kontrollkästchen in den Einstellungen schaltet sie aus. Ihr Entwurf wird in Ihrem eigenen Browser auf diesem Gerät gespeichert – laden Sie das benötigte PDF herunter und bewahren Sie es auf.
Zum Proforma-Generator (englisch) →Häufige Fragen
Wie heißt Pro-forma-Rechnung auf Englisch?
Proforma invoice – man liest auch „pro forma invoice“ oder „pro-forma invoice“. Die EU-Terminologiedatenbank IATE führt „pro-forma invoice“ und „proforma“, die UN-Codeliste UNTDID 1001 „Proforma invoice“ (Code 325). Die Handelsrechnung heißt auf Englisch „commercial invoice“ (Code 380).
Gibt es die Proforma-Rechnung als PDF-Vorlage oder Muster?
Ja. Auf dieser Seite gibt es die zweisprachige Vorlage als PDF (eine A4-Seite, druckfertig, nicht ausfüllbar), als Word-Datei und als Excel-Datei mit Formeln – kostenlos und ohne Anmeldung. Wenn Sie am Computer ausfüllen möchten, nehmen Sie Word oder Excel.
Was muss auf einer Pro-forma-Rechnung für den Zoll stehen?
Laut zoll.de ist eine Pro-forma-Rechnung vorzulegen, „aus der der tatsächliche Wert der Ware hervorgeht“. Die Vorlage enthält dazu den Wert je Einheit und den Warenwert je Position sowie die Summe, außerdem Angaben, die als Datenelemente der Zollanmeldung vorkommen: Warenbezeichnung, Warennummer, Ursprungsland, Rohmasse, Lieferbedingungen, Ausführer und Empfänger.
Brauche ich eine Pro-forma-Rechnung für ein Geschenk?
Wird für die Einfuhr eine Zollanmeldung abgegeben, nennt zoll.de die Pro-forma-Rechnung als vorzulegende Unterlage, wenn die Waren keinen Handelswert haben (zum Beispiel Güter, die nicht für den Weiterverkauf bestimmt sind) oder wenn es sich um eine Schenkung oder dergleichen handelt. Sie muss den tatsächlichen Wert der Ware zeigen. Welche Unterlagen im Einzelfall nötig sind, etwa bei Postsendungen, hängt vom Verfahren ab; fragen Sie im Zweifel beim Zoll oder beim Paketdienst nach.
Gilt die Vorlage auch für die Schweiz?
Die Vorlage folgt den Angaben des deutschen Zolls. Das BAZG definiert Pro-forma-Rechnungen in seiner Richtlinie zur Aussenhandelsstatistik als Rechnungen, „denen kein endgültiger Charakter zukommt oder die nicht die Grundlage einer zu begleichenden Forderung darstellen (z. B. Rechnung nur für Zollzwecke)“. Welche Unterlagen eine Schweizer Zollanmeldung im Einzelfall braucht, klären Sie beim BAZG. Die Währung, etwa CHF, tragen Sie im Feld „Währung“ selbst ein.
Kann ich die Vorlage für eine Proforma vor Vorkasse verwenden?
Diese Vorlage ist für Zollzwecke gebaut: Sie hat kein Gültigkeitsdatum und keine Steuerzeile und weist einen Warenwert statt eines Rechnungsbetrags aus. Für eine Proforma vor Vorkasse passen die englische Proforma-Vorlage (mit „Valid until“ und Steuerzeile) oder der Online-Generator besser.
Ist eine Pro-forma-Rechnung eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes?
Die Überschrift allein entscheidet das nicht. § 14 Abs. 1 UStG sagt: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“ Maßgeblich ist also, ob mit dem Dokument über eine Leistung abgerechnet wird. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.
Ist die Vorlage kostenlos?
Ja. Die leeren Vorlagen auf dieser Seite sind kostenlos, ohne Anmeldung und werden nicht gezählt. Der englischsprachige Online-Generator ist ebenfalls kostenlos und bei normaler Nutzung nicht kontingentiert; zum Schutz vor Missbrauch gilt eine Obergrenze von 20 PDFs pro Gerät und Tag (200 pro IP-Adresse). Eine einzeilige Angabe „Created free with myinvoicetemplate.com“ ist standardmäßig eingeschaltet; ein kostenloses Kontrollkästchen in den Einstellungen schaltet sie aus. Ihr Entwurf wird in Ihrem eigenen Browser auf diesem Gerät gespeichert.
Allgemeine Information, keine Rechts-, Zoll- oder Steuerberatung. Welche Unterlagen verlangt werden, hängt vom Land, vom Zollverfahren und vom Einzelfall ab.