Perbedaan Proforma Invoice dan Commercial Invoice
Proforma invoice dikirim sebelum transaksi final sebagai invoice pendahuluan. Commercial invoice menagih pembayaran atas barang atau jasa yang dipasok sesuai syarat yang disepakati. Di bawah ini: definisi standar PBB, istilah yang dipakai Bea Cukai, tabel perbandingan, dan kapan memakai masing-masing.
Bahasa lain: EnglishDeutsch한국어
Terakhir diperbarui · Sumber dicantumkan di setiap bagian
Jawaban singkat: yang satu menagih, yang lain tidak
Keduanya bukan dokumen yang sama. Proforma invoice adalah invoice pendahuluan yang dikirim sebelum invoice final dan tidak benar-benar menagih pembayaran. Commercial invoice menagih pembayaran atas barang atau jasa yang dipasok berdasarkan syarat yang disepakati penjual dan pembeli. Begitulah keduanya didefinisikan dalam UNTDID 1001 (kode nama dokumen), daftar kode standar PBB untuk dokumen perdagangan elektronik:
325 Proforma invoice — “Document/message serving as a preliminary invoice, containing - on the whole - the same information as the final invoice, but not actually claiming payment.”
Terjemahan: dokumen/pesan yang berfungsi sebagai invoice pendahuluan, yang secara keseluruhan memuat informasi yang sama dengan invoice final, tetapi tidak benar-benar menagih pembayaran.
380 Commercial invoice — “Document/message claiming payment for goods or services supplied under conditions agreed between seller and buyer.”
Terjemahan: dokumen/pesan yang menagih pembayaran atas barang atau jasa yang dipasok berdasarkan syarat yang disepakati antara penjual dan pembeli.
Istilah: Bea Cukai memakai kata bahasa Inggris
Dokumen resmi Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) yang kami periksa tidak menerjemahkan kedua istilah ini. Petunjuk pengisian Pemberitahuan Impor Barang (PIB) menulis “invoice” dan “proforma invoice” apa adanya:
“15. Invoice: No. Tgl. Diisi pada kolom yang disediakan dengan nomor, tanggal, bulan dan tahun invoice yang digunakan dalam transaksi barang impor. Dalam hal barang impor bukan merupakan obyek transaksi jual beli, wajib diisi dengan nomor, tanggal, bulan dan tahun dokumen yang diterbitkan oleh pengirim sebagai pemberitahuan nilai barang untuk keperluan penyelesaian kewajiban pabean ( for Customs purpose only ) seperti proforma invoice.”
Peraturan yang sama, dalam petunjuk pengisian dokumen BC 2.3, menulis “Kode 380 untuk dokumen Invoice” — nomor yang sama dengan commercial invoice (380) di UNTDID 1001.
Catatan: kami mengutip PER-20/BC/2016 sebagai contoh pemakaian istilah dalam dokumen resmi DJBC. Kami tidak dapat memastikan apakah petunjuk tahun 2016 ini masih versi yang berlaku, jadi jangan menjadikannya acuan aturan impor saat ini. Halaman ini tetap memakai nama bahasa Inggris: proforma invoice dan commercial invoice.
Tabel perbandingan proforma invoice dan commercial invoice
| Aspek | Proforma invoice | Commercial invoice |
|---|---|---|
| Kode dokumen (UNTDID 1001) | 325 Proforma invoice | 380 Commercial invoice |
| Sifat | Invoice pendahuluan sebelum invoice final (“preliminary invoice”) | Invoice yang menagih pembayaran atas barang atau jasa yang dipasok |
| Menagih pembayaran? | Tidak benar-benar menagih (“not actually claiming payment”) | Ya (“claiming payment”) |
| Kapan diterbitkan | Sebelum transaksi final, mendahului invoice final | Untuk barang atau jasa yang sudah dipasok sesuai syarat yang disepakati |
| Isi | Secara keseluruhan sama dengan invoice final (“on the whole - the same information as the final invoice”) | Syarat yang disepakati penjual dan pembeli (“conditions agreed between seller and buyer”) |
Semua kutipan bahasa Inggris di tabel diambil dari definisi UNTDID 1001 di atas.
Bagaimana dengan uang muka? Menurut definisinya proforma invoice tidak menagih pembayaran, tetapi dokumen ini juga dipakai sebagai dasar untuk meminta pembayaran di muka. Otoritas pajak Inggris (HMRC), misalnya, menulis bahwa pro forma invoice “provides the document against which payment is invited” (menjadi dokumen dasar permintaan pembayaran), dan bahwa dalam keadaan normal dokumen ini bukan dokumen akuntansi serta “has no place in the books of account” (tidak dicatat dalam pembukuan) penerbit maupun penerimanya (HMRC VATREC9010, khusus Inggris).
Kapan memakai proforma invoice dan kapan commercial invoice
Kamus Cambridge memberi dua arti untuk pro forma invoice:
“an invoice, usually one sent to a new customer, asking for payment before goods or services are supplied”
“an invoice sent to a possible customer to give an example of prices charged”
Terjemahan: (1) invoice, biasanya dikirim kepada pelanggan baru, yang meminta pembayaran sebelum barang atau jasa dipasok; (2) invoice yang dikirim kepada calon pelanggan untuk memberi contoh harga yang dikenakan.
Kirim proforma invoice jika…
- transaksi belum final dan Anda menawarkan barang, harga, dan syarat dalam format invoice;
- Anda meminta uang muka sebelum barang atau jasa dipasok;
- harga, jumlah, atau syarat pengiriman masih dinegosiasikan (jika berubah, kirim proforma yang sudah direvisi).
Terbitkan commercial invoice jika…
- barang atau jasa sudah dipasok sesuai syarat yang disepakati dan Anda menagih pembayarannya;
- pengiriman ekspor atau impor memerlukan invoice (dokumen dan isian yang diminta berbeda di tiap negara, jadi pastikan dengan PPJK atau forwarder Anda).
Contoh urutan yang umum
- Pembeli bertanya. Pembeli menanyakan barang, jumlah, harga, dan syarat pengiriman.
- Proforma invoice dikirim. Penjual mengirim proforma invoice berisi barang, harga, syarat, dan masa berlaku penawaran.
- Persetujuan dan uang muka. Pembeli menyetujui syaratnya dan, bila disepakati, membayar uang muka.
- Barang dikirim atau jasa diberikan. Penjual memasok barang atau jasa.
- Commercial invoice diterbitkan. Penjual menagih pembayaran dengan commercial invoice bernomor sendiri. Mencantumkan nomor proforma sebagai referensi memudahkan kedua dokumen dicocokkan.
Aturan bea cukai dan pajak Amerika Serikat dan Inggris (19 CFR 141, HMRC) dijelaskan pasal demi pasal di panduan versi bahasa Inggris. Untuk barang tanpa nilai komersial seperti sampel, lihat panduan No commercial value invoice (bahasa Inggris).
Template dan generator gratis
Generator dan template di bawah ini berbahasa Inggris: label kolomnya tercetak dalam bahasa Inggris, sedangkan isinya dapat Anda tulis dalam bahasa Indonesia.
- Generator proforma invoice: judulnya diawali “PROFORMA INVOICE”, jenis dokumen bisa dipilih Proforma atau Quote, dan ada tanggal berlaku (Quote Valid Until, bawaannya 30 hari dari hari ini). Jika jenis dokumennya Proforma, PDF mencetak catatan “This document is a proforma invoice and does not hold fiscal value. A formal tax invoice will be issued upon receipt of payment.”
- Generator commercial invoice: setiap baris barang punya kolom HS Code dan Origin (negara asal), dan bagian Shipment & Customs Details memuat Incoterms, alasan ekspor (Reason for Export), jumlah kemasan (Number of Packages), dan berat total (Total Weight (kg)).
- Template kosong: template proforma invoice (Word, Excel, PDF) dan template commercial invoice (Word, PDF).
Rupiah: di generator, pilih Custom Currency pada Monetary Unit lalu ketik Rp.
Biaya dan data: Gratis dan tidak dihitung untuk pemakaian normal; ada batas anti-penyalahgunaan 20 PDF per perangkat per hari (200 per IP), jauh di atas pemakaian biasa, dan unduhan file template kosong tidak dihitung. Satu baris kredit “Created free with myinvoicetemplate.com” aktif secara bawaan, dan satu kotak centang gratis di pengaturan mematikannya. Draf Anda tersimpan di browser Anda sendiri di perangkat ini, jadi unduh dan simpan PDF yang Anda perlukan. Saat Anda mengunduh, isi dokumen dikirim melalui koneksi HTTPS terenkripsi ke server kami, yang membuat PDF-nya.
Pertanyaan umum
Apakah commercial invoice sama dengan proforma invoice?
Tidak. Dalam daftar kode dokumen PBB (UN/CEFACT, UNTDID 1001), proforma invoice (kode 325) adalah invoice pendahuluan yang secara keseluruhan memuat informasi yang sama dengan invoice final tetapi tidak benar-benar menagih pembayaran, sedangkan commercial invoice (kode 380) menagih pembayaran atas barang atau jasa yang dipasok berdasarkan syarat yang disepakati penjual dan pembeli. Proforma dipakai sebelum transaksi final; commercial invoice dipakai untuk menagih setelah barang atau jasa dipasok.
Bisakah proforma invoice dipakai untuk meminta pembayaran?
Menurut definisi PBB, proforma invoice tidak benar-benar menagih pembayaran. Namun dokumen ini juga dipakai sebagai dasar untuk meminta uang muka. Kamus Cambridge mengartikan pro forma invoice sebagai invoice yang biasanya dikirim kepada pelanggan baru untuk meminta pembayaran sebelum barang atau jasa dipasok. Otoritas pajak Inggris (HMRC) menyebutnya dokumen yang menjadi dasar permintaan pembayaran (the document against which payment is invited), tetapi dalam keadaan normal bukan dokumen akuntansi yang dicatat dalam pembukuan (VATREC9010, khusus Inggris).
Apakah proforma invoice nantinya berubah menjadi commercial invoice?
Tidak. Dalam definisi PBB, proforma invoice adalah invoice pendahuluan yang mendahului invoice final, jadi setelah transaksi final Anda menerbitkan invoice terpisah dengan nomornya sendiri. Sebagai contoh, HMRC di Inggris menyatakan bahwa jika penerbit pro-forma invoice menerima pembayaran dan/atau melakukan penyerahan, VAT invoice lengkap harus diterbitkan dalam 30 hari (VATREC9020, khusus Inggris). Nomor proforma dapat dicantumkan sebagai referensi di commercial invoice.
Apa istilah bahasa Indonesia untuk proforma invoice?
Dokumen resmi Direktorat Jenderal Bea dan Cukai yang kami periksa (PER-20/BC/2016) memakai kata bahasa Inggris 'invoice' dan 'proforma invoice' apa adanya, tanpa terjemahan. Karena itu halaman ini juga memakai nama bahasa Inggrisnya.
Dokumen apa yang dipakai jika barang impor tidak diperjualbelikan, misalnya sampel?
Petunjuk pengisian PIB dalam PER-20/BC/2016 menyebutkan bahwa jika barang impor bukan objek transaksi jual beli, kolom invoice diisi dengan nomor dan tanggal dokumen dari pengirim yang memberitahukan nilai barang untuk keperluan kepabeanan (for Customs purpose only), seperti proforma invoice. Kami tidak dapat memastikan apakah peraturan tahun 2016 ini masih versi yang berlaku, jadi tanyakan persyaratan terbaru kepada PPJK atau forwarder Anda.
Bisakah saya mengisi generator dalam bahasa Indonesia?
Di generator proforma invoice dan commercial invoice, label pada PDF (nama kolom) tercetak dalam bahasa Inggris. Isinya, seperti nama, alamat, dan deskripsi barang, dapat Anda ketik dalam bahasa Indonesia. Untuk rupiah, pilih Custom Currency di Monetary Unit dan ketik Rp.
Apakah generator proforma invoice benar-benar gratis?
Ya. Gratis dan tidak dihitung untuk pemakaian normal; ada batas anti-penyalahgunaan 20 PDF per perangkat per hari (200 per IP), jauh di atas pemakaian biasa, dan unduhan file template kosong tidak dihitung. Satu baris kredit “Created free with myinvoicetemplate.com” aktif secara bawaan, dan satu kotak centang gratis di pengaturan mematikannya. Draf Anda tersimpan di browser Anda sendiri di perangkat ini, jadi unduh dan simpan PDF yang Anda perlukan.
Sumber FAQ: UNTDID 1001, HMRC VATREC9010, HMRC VATREC9020, Cambridge Dictionary, PER-20/BC/2016 (semua diperiksa 25 September 2026).
Informasi umum, bukan nasihat hukum, kepabeanan, atau pajak. Kutipan di halaman ini dicocokkan dengan sumber aslinya pada tanggal yang tercantum. Aturan dapat berubah, jadi periksa teks terbaru atau tanyakan kepada konsultan pajak, PPJK, atau forwarder Anda.