Proforma Invoice와 Commercial Invoice의 차이
Proforma Invoice(P/I)는 거래가 확정되기 전에 보내는 예비 송장이고, Commercial Invoice(C/I)는 합의한 조건으로 공급한 물품·서비스의 대금을 청구하는 송장입니다. UN 표준 정의, 한국 법령의 용어, 비교표와 사용 시점을 차례로 정리했습니다.
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최종 수정 · 출처는 각 항목에 표시
핵심 요약: 대금을 청구하느냐, 하지 않느냐
두 서류는 같은 것이 아닙니다. Proforma Invoice는 최종 송장에 앞서 보내는 예비 송장으로 대금을 실제로 청구하지 않습니다. Commercial Invoice는 판매자와 구매자가 합의한 조건으로 공급한 물품·서비스의 대금을 청구합니다. 무역 전자문서의 UN 표준 코드 목록인 UNTDID 1001(문서 명칭 코드)은 두 서류를 이렇게 정의합니다.
325 Proforma invoice — “Document/message serving as a preliminary invoice, containing - on the whole - the same information as the final invoice, but not actually claiming payment.”
번역: 최종 송장과 대체로 같은 정보를 담고 있지만 실제로 대금을 청구하지는 않는, 예비 송장 역할을 하는 서류/메시지.
380 Commercial invoice — “Document/message claiming payment for goods or services supplied under conditions agreed between seller and buyer.”
번역: 판매자와 구매자가 합의한 조건에 따라 공급한 물품 또는 서비스의 대금을 청구하는 서류/메시지.
한국어로는 어떻게 부르나: 송품장·상업송장, 그리고 P/I·C/I
한국 관세 법령에는 ‘송품장’과 ‘상업송장’이라는 용어가 모두 나옵니다. 수입신고 때 내야 하는 서류를 정한 관세청 고시는 ‘송품장’을 첫 번째로 꼽습니다.
“제15조(수입신고시 제출서류) … 1. 송품장. 다만, 잠정가격으로 수입신고 할 때 송품장이 해외에서 도착하지 아니한 경우에는 계약서(송품장은 확정가격신고 시 제출)”
원산지 확인에 관한 관세법 시행령 조문에는 ‘상업송장’이 나옵니다.
“관세청장이 정한 물품의 경우에는 당해 물품의 상업송장 또는 관련서류에 생산자ㆍ공급자ㆍ수출자 또는 권한있는 자가 원산지국가를 기재한 것”
‘상업송장’은 글자 그대로 Commercial Invoice에 해당하는 말입니다(상업 = commercial, 송장 = invoice). 반면 Proforma Invoice에 대응하는 법령 용어는 찾지 못했습니다. ‘견적송장’이라는 표현은 관세법, 관세법 시행령·시행규칙, 자유무역협정 관세특례법 시행규칙, 수입통관 사무처리에 관한 고시 어디에도 나오지 않았습니다(2026년 9월 25일 확인). 그래서 이 글은 영문 명칭 ‘Proforma Invoice’를 그대로 쓰고, 두 서류를 각각 P/I, C/I로 줄여 적습니다.
비교표: Proforma Invoice vs Commercial Invoice
| 항목 | Proforma Invoice (P/I) | Commercial Invoice (C/I) |
|---|---|---|
| 문서 코드 (UNTDID 1001) | 325 Proforma invoice | 380 Commercial invoice |
| 성격 | 최종 송장에 앞서 보내는 예비 송장 (“preliminary invoice”) | 공급한 물품·서비스의 대금을 청구하는 송장 |
| 대금 청구 | 실제로 청구하지 않음 (“not actually claiming payment”) | 청구함 (“claiming payment”) |
| 발행 시점 | 거래가 확정되기 전, 최종 송장보다 먼저 | 합의한 조건으로 물품·서비스를 공급한 데 대해 |
| 담는 정보 | 최종 송장과 대체로 같은 정보 (“on the whole - the same information as the final invoice”) | 판매자와 구매자가 합의한 조건 (“conditions agreed between seller and buyer”) |
표의 영어 인용은 모두 위의 UNTDID 1001 정의에서 가져왔습니다.
선금 요청과의 관계. 정의상 P/I는 대금을 청구하지 않지만, 공급 전에 선금을 받기 위한 근거로 쓰이기도 합니다. 예를 들어 영국 국세청(HMRC)은 pro-forma invoice가 “provides the document against which payment is invited”(지급을 요청하는 근거 서류가 된다)고 설명하면서, 보통은 회계 서류로 볼 수 없어 발행자와 수령자 모두의 장부에 “no place”(자리가 없다)라고 안내합니다 (HMRC VATREC9010, 영국 기준).
어떤 경우에 어떤 서류를 쓰나
Cambridge 사전은 pro forma invoice의 뜻을 두 가지로 풀이합니다.
“an invoice, usually one sent to a new customer, asking for payment before goods or services are supplied”
“an invoice sent to a possible customer to give an example of prices charged”
번역: ① 주로 새 고객에게, 물품이나 서비스를 공급하기 전에 대금 지급을 요청하며 보내는 송장 ② 잠재 고객에게 청구할 가격을 예시로 보여 주기 위해 보내는 송장.
P/I를 보내는 경우
- 거래가 확정되기 전에 품목, 가격, 조건을 송장 형식으로 제시할 때
- 물품이나 서비스를 공급하기 전에 선금을 요청할 때
- 가격, 수량, 인도 조건을 아직 협의하고 있을 때 (조건이 바뀌면 수정한 P/I를 다시 보냅니다)
C/I를 발행하는 경우
- 합의한 조건으로 물품이나 서비스를 공급하고 대금을 청구할 때
- 수출입 통관에 송장이 필요할 때 (어떤 송장과 항목이 필요한지는 나라마다 다르므로 관세사나 포워더에게 확인하세요)
일반적인 순서의 예
- 구매자 문의. 구매자가 품목, 수량, 가격, 인도 조건을 묻습니다.
- P/I 발송. 판매자가 품목, 가격, 조건, 유효기간을 적은 Proforma Invoice를 보냅니다.
- 수락과 선금. 구매자가 조건을 받아들이고, 약정했다면 선금을 보냅니다.
- 공급과 선적. 판매자가 물품을 보내거나 서비스를 제공합니다.
- C/I 발행. 판매자가 자체 송장 번호를 붙인 Commercial Invoice로 대금을 청구합니다. P/I 번호를 참조로 적어 두면 두 서류를 맞춰 보기 쉽습니다.
미국·영국 세관과 세무 규정(19 CFR 141, HMRC)을 조문 단위로 정리한 내용은 영문 가이드에 있습니다. 무상 샘플처럼 대금을 받지 않는 물품은 No commercial value invoice 가이드(영문)를 참고하세요.
무료 템플릿과 생성기
아래 생성기와 템플릿은 영문 서식입니다. 항목 이름(라벨)은 영어로 인쇄됩니다.
- Proforma Invoice 생성기: 제목이 “PROFORMA INVOICE”로 시작하고, 문서 유형을 Proforma 또는 Quote로 고를 수 있으며, 유효기간(Quote Valid Until, 기본값은 오늘부터 30일 뒤)을 넣습니다. 문서 유형이 Proforma이면 PDF에 “This document is a proforma invoice and does not hold fiscal value. A formal tax invoice will be issued upon receipt of payment.”라는 안내 문구가 인쇄됩니다.
- Commercial Invoice 생성기: 품목마다 HS Code와 Origin(원산지) 칸이 있고, Shipment & Customs Details에서 Incoterms, 수출 사유(Reason for Export), 포장 수(Number of Packages), 총중량(Total Weight (kg))을 입력할 수 있습니다.
- 빈 템플릿: Proforma Invoice 템플릿(Word, Excel, PDF)과 Commercial Invoice 템플릿(Word, PDF).
한글 입력: 생성된 PDF에서 한글이 제대로 표시되는지는 아직 확인하지 않았습니다. 생성기에는 영어(로마자)로 입력하세요. 한글 서류가 필요하면 Word(.docx) 템플릿을 내려받아 Word에서 라벨과 내용을 직접 고쳐 쓸 수 있습니다.
요금과 데이터: 무료이며 일반적인 사용에는 횟수를 세지 않습니다. 다만 남용을 막기 위해 기기당 하루 20개(IP당 200개)의 PDF 한도가 있으며, 이는 일반적인 사용량을 크게 웃돕니다. 빈 템플릿 파일 다운로드는 횟수에 포함되지 않습니다. PDF 하단에는 “Created free with myinvoicetemplate.com”이라는 한 줄 문구가 기본으로 들어가며, 설정에 있는 무료 체크박스 하나로 끌 수 있습니다. 작성 중인 내용은 이 기기의 브라우저에 저장되므로, 필요한 PDF는 내려받아 보관하세요. PDF를 내려받을 때 문서 내용은 암호화된 HTTPS 연결로 이 사이트의 서버에 전송되고, 서버가 PDF를 만듭니다.
자주 묻는 질문
Commercial Invoice와 Proforma Invoice는 같은 서류인가요?
아니요. UN/CEFACT의 문서 코드 목록(UNTDID 1001)에서 Proforma Invoice(코드 325)는 최종 송장과 대체로 같은 정보를 담지만 실제로 대금을 청구하지 않는 예비 송장이고, Commercial Invoice(코드 380)는 판매자와 구매자가 합의한 조건으로 공급한 물품·서비스의 대금을 청구하는 서류입니다. 즉 P/I는 거래가 확정되기 전에, C/I는 공급한 뒤 대금을 청구할 때 씁니다.
Proforma Invoice로 대금을 청구할 수 있나요?
UN 정의상 Proforma Invoice는 대금을 실제로 청구하지 않는 서류입니다. 다만 공급 전에 선금을 요청하는 근거로 쓰이기도 합니다. Cambridge 사전은 pro forma invoice를 주로 새 고객에게 물품·서비스를 공급하기 전에 대금 지급을 요청하며 보내는 송장으로 풀이하고, 영국 국세청(HMRC)은 이를 지급을 요청하는 근거 서류(the document against which payment is invited)라고 설명하면서도 장부에 기록하는 회계 서류로는 볼 수 없다고 안내합니다(VATREC9010, 영국 기준).
Proforma Invoice가 나중에 Commercial Invoice로 바뀌나요?
바뀌지 않습니다. UN 정의에서 Proforma Invoice는 '최종 송장'에 앞서는 예비 송장이므로, 거래가 확정되면 자체 번호를 붙인 송장을 따로 발행합니다. 예를 들어 영국 HMRC는 pro-forma invoice를 발행한 사업자가 대금을 받거나 공급을 하면 30일 이내에 정식 VAT 송장을 발행해야 한다고 안내합니다(VATREC9020, 영국 기준). C/I에는 P/I 번호를 참조로 적어 둘 수 있습니다.
대금을 받지 않는 샘플이나 선물을 보낼 때도 Proforma Invoice를 쓰나요?
나라에 따라 그런 경우가 있습니다. 예를 들어 독일 세관(zoll.de)은 상업적 가치가 없는 물품이나 증여 거래에는 물품의 실제 가치가 드러나는 'Pro-forma-Rechnung'을 내야 한다고 안내합니다. 미국 연방규정(19 CFR 141.83(d))은 수입된 상태로든 다른 형태로든 판매하거나 상업적으로 사용할 목적이 아닌 물품에는 상업송장을 요구하지 않되, 송장이나 청구서가 없으면 pro forma invoice를 내도록 합니다. 필요한 서류는 도착 국가마다 다르므로 관세사나 포워더에게 확인하세요.
P/I, C/I는 무슨 뜻인가요?
각각 Proforma Invoice와 Commercial Invoice의 머리글자를 딴 줄임말입니다. 이 글에서도 두 서류를 P/I, C/I로 줄여 적습니다. 한국 관세 법령에는 '송품장'과 '상업송장'이라는 용어가 나오며, '견적송장'이라는 말은 우리가 확인한 관세 법령에 나오지 않았습니다.
이 사이트의 생성기로 한국어 송장을 만들 수 있나요?
Proforma Invoice·Commercial Invoice 생성기와 템플릿의 항목 이름(라벨)은 영어로 인쇄됩니다. 생성된 PDF에서 한글이 제대로 표시되는지는 아직 확인하지 않았으므로, 생성기에는 영어(로마자)로 입력하세요. 한글 서류가 필요하면 Word(.docx) 템플릿을 내려받아 Word에서 라벨과 내용을 직접 고쳐 쓸 수 있습니다.
Proforma Invoice 생성기는 정말 무료인가요?
네. 무료이며 일반적인 사용에는 횟수를 세지 않습니다. 다만 남용을 막기 위해 기기당 하루 20개(IP당 200개)의 PDF 한도가 있으며, 이는 일반적인 사용량을 크게 웃돕니다. 빈 템플릿 파일 다운로드는 횟수에 포함되지 않습니다. PDF 하단에는 “Created free with myinvoicetemplate.com”이라는 한 줄 문구가 기본으로 들어가며, 설정에 있는 무료 체크박스 하나로 끌 수 있습니다. 작성 중인 내용은 이 기기의 브라우저에 저장되므로, 필요한 PDF는 내려받아 보관하세요.
FAQ 출처: HMRC VATREC9010, HMRC VATREC9020, Cambridge Dictionary, zoll.de, Notwendige Unterlagen, eCFR 19 CFR 141.83 (모두 2026년 9월 25일 확인).
이 글은 일반적인 정보이며 법률, 관세, 세무 자문이 아닙니다. 인용한 규정과 정의는 표시한 날짜에 원문과 대조했습니다. 규정은 바뀔 수 있으니 거래에 적용하기 전에 원문을 확인하거나 관세사, 세무사와 상담하세요.